会计和出纳如何职责分离？快来看看吧

内部控制作为新时代背景下企业财务管理的重要内容，反映并影响着企业的管理水平以及工作效率，且对企业的经济收入、转型发展有着不可忽视的作用。因此，掌握内部控制的几个重要策略，是企业提高管理水平，进而提升工作效率，最终获得更多利润并走上新型发展道路的必由之路。其中，职责分离是内部控制的重要手段。

所谓职责分离，通俗来说就是不让一个人掌握一份工作任务的全部流程，通过合理的组织机构设置以产生相互牵制、相互监督的作用。比如，一家公司应雇佣出纳与会计，管账的不管钱，管钱的不管账。或销售人员催款、财务人员回款等。假如一家公司的销售人员又催款又回款，那么这家公司就没有做好职责分离，即它的内部控制体系是不科学、不正确的。

我们还可以再进一步细化职责分离。职责分离并非如人们想象的只需设立两个职位这般简单。如果想要通过职责分离使内部控制体系进一步完善，还需企业管理层掌握财务管理知识与技巧，并合理地进行调度安排。因此，希望下面的实例能够激活大家的思维，探索出职责分离的精髓。

我们曾给一家大企业做方案，应该说企业当时的工作流程还是十分严密的，但这家企业的出纳还是抓住了漏洞，贪污了800万元，他是怎么做到的？

这家企业的出纳每个月月末要去银行拿银行对账单，然后返回公司，再做一个银行余额调节表。银行对账单其实就相当于企业的流水单，但银行对账单上的余额和公司银行账上的余额是肯定对不上的。之所以会出现这样的情况，是因为会有银行已支付而企业未支付或企业的支出已经记入公司银行账而银行未支付的部分。比如银行已经划转了企业的税和社保，但如果出纳还没来得及去银行拿单据，就还没有记入公司银行账，这种情况属于前者；而当公司银行账上已经记录了工资成本，但银行还未实际拨款，就属于后者。总而言之，由于时间差的存在，会导致“对不上”的情况出现，因此要做银行余额调节表，好让银行对账单和公司银行账“对得上”。

这名出纳做好了银行余额调节表后就去找财务经理审批，因为财务经理事务繁多，一看对得上，就签字了。出纳发现了漏洞，于是就在外面做了一份假的银行对账单，这份对账单看起来和真的一模一样。接着他把自己偷转出去的钱都从对账单上抹掉，同时篡改了企业的银行日记账，再把银行余额调节表做平，就交去审批了。财务经理看完觉得对得上，就签字过关，于是这名出纳就这样瞒天过海，贪污了800万元。最后是我们给银行发询证函，由银行盖章确认银行余额时才发现了这名出纳贪污。

这个实例其实给了我们两个启示：第一，审计人员通常不用客户提供的银行对账单作为审计依据，而是向银行进行函证，这样做能有效规避贪污事件的发生，并在一定程度上起到监督作用；第二，工作环节的分离是职责分离的关键。这家企业的工作流程最大的纰漏就是部分工作环节全由一人负责，没有做好职责分离——出纳一个人既拿银行对账单又做银行余额调节表。如果是出纳拿银行对账单，会计做银行余额调节表，或会计拿对账单，出纳做银行余额调节表，即做好职责分离，大概率就可以避免贪污了。

此外，组织结构控制也是内部控制的重要手段。组织结构可细分为内部组织结构和外部组织结构。内部结构控制是根据企业情况搭建的内部组织结构，各个部门相互合作与监督。如高管或CEO、CFO归董事会管，董事又是由股东通过股东大会任命；有些大型企业还会设置诸如内控部和审计委员会这样加强监督控制的部门。

外部组织结构则为母公司、子公司、分公司、办事处等组织结构。子公司、分公司、办事处的创办其实更应该有财务负责人的参与。因为分公司、子公司、办事处的纳税规则并不相同，且不同组合可能使税负下降很多，这其中涉及较为专业的税务筹划的知识，因此应由财务人员参与此类事务。关于公司结构的搭建，我们后面会展开详尽阐述。将公司结构运用好，往往会给公司带来可观的节税效果。同时，根据公司结构的搭建情况还会有一些具体的财务管理工具，比如收支两条线是对集团公司资金进行有效控制，全面预算是对企业的收入、成本和费用的控制。

总而言之，内部控制的工作是多方面的。贪污的危害不容小觑，很多企业不是被竞争对手打败，而是被自己内部的贪污拖垮了。贪污猖獗的公司，绝大多数内部控制做得不好，甚至完全没有内部控制。要想铲除贪污这颗毒瘤，职责分离是不可不采取的措施。